linkedin Udostępnij Obejrzyj

Co łączy MEN, Banki Żywności i Stowarzyszenie Wiosna

By elektryczność trafiła do pierwszych 10 proc. gospodarstw domowych w USA potrzeba było 30 lat. Telefon domowy udało się upowszechnić po ćwierć wieku, a komputery osobiste i telefony komórkowe po 10 latach. Cyfryzacja do firm wkracza zdecydowanie szybciej.

Jak zarządzać organizacją, z którą współpracuje 80 tys. wolontariuszy? Jak zarządzać jej finansami, a co za tym idzie monitorowaniem wydatków i przychodów, poziomu środków i skali budżetu oraz bieżących informacji o realizacji wydatków i wpływów od darczyńców? Przy pomocy systemów ERP. Tak robią twórcy Szlachetnej Paczki, czyli Stowarzyszenie Wiosna.

Jak nadążać za zmianami przepisów? Również przy wykorzystaniu nowoczesnych systemów ERP.

– Największą przeszkodą w prowadzeniu firm w Polsce jest skomplikowane i powielaczowe prawo.
Aż 76 proc. badanych firm podziela taki pogląd. Przedsiębiorcom nie chodzi nawet o niższe stawki podatkowe, a o to, by prawo było proste i zrozumiałe – mówi Cezary Kaźmierczak, szef Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Biurokracja to zdaniem przedsiębiorców druga największa bariera rozwoju firm nad Wisłą. Stanowi problem 7 na 10 polskich pracodawców. Z tym jednak można już sobie poradzić, wykorzystując nowoczesne technologie. Z takich rozwiązań korzysta chociażby najszybciej rozwijająca się polska sieć z aplikacją do zamawiania taxi – iTaxi. W bazie firmy jest blisko 10 tys. pojazdów i choć każdy z nich to osobna firma – pasażerów wożą pod jednym szyldem.

Co łączy jeszcze wspomniane wyżej biznesy? System enova365 - profesjonalne rozwiązanie informatyczne do zarządzania firmą, niezależnie od jej wielkości.

Z takich rozwiązań korzysta zaledwie co czwarty przedsiębiorca w Polsce. Dla porównania – jak wynika z danych Deloitte – w Niemczech odsetek korzystających z systemów do zarządzania firmą wynosi 40 proc.

Jak zebrać w całość tysiące danych

– Wciąż w wielu przedsiębiorstwach informacje firmowe rozproszone są w licznych działach, bazach danych, kilku lub nawet kilkunastu różnych programach. Mówiąc wprost: informacje się nie widzą, a ich łączenie jest niezwykle trudne. W jednym miejscu są wiadomości o stanie magazynu, w innym o mocach produkcyjnych, a jeszcze w innym o potrzebach klientów. - W efekcie działanie biznesu jest mocno spowolnione i ograniczone – mówi Robert Czuła, prezes zarządu firmy Soneta, która tworzy oprogramowanie dla biznesu enova365.

– Dziś informatyzacja często kojarzy się z kosztownymi rozwiązaniami z najwyższej półki, które zarezerwowane są wyłącznie dla gigantów. Nic bardziej mylnego. Systemy ERP i ich cenniki od dawna dostosowane są do mniejszych graczy na rynku. Do korzyści z cyfrowej rewolucji może sięgnąć każdy przedsiębiorca i nie musi wydawać majątku – podkreśla Robert Czuła.

System ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) to dla wielu firm rozwiązanie problemu rozproszonych danych biznesowych. ERP pomaga w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa, ponieważ umożliwia uporządkowanie struktury firmy oraz połącznie danych i funkcji w jednym miejscu.

– Firma zamiast działać w modelu oddzielnych wysp, gdzie każdy dział ma swoje oprogramowanie, swoje dane i swój świat, zaczyna z ERP działać jak jeden organizm – tłumaczy Robert Czuła. I od razu wymienia szereg korzyści: optymalizacja zadań i kosztów oraz zmniejszenie się liczby obowiązków na barkach przedsiębiorców.

– Prawdziwe systemy ERP są szyte na miarę pod każdego klienta. Nie ma gotowych rozwiązań, które będą pasować do każdej firmy. Zawsze uwzględniamy bieżące i przyszłe potrzeby klientów. Prawdziwy system ERP rośnie wraz z firmą, która z niego korzysta i nie generuje kosztownych potrzeb przebudowy – mówi prezes firmy Soneta.

System ERP uwzględnia zmiany prawa

W dobrych systemach klasy ERP firma i jej pracownicy nie będą mieli ograniczeń w wykorzystywaniu danych. Przykład? Gdy pracownik magazynu wprowadzi informacje do systemu, będą one widoczne we wszystkich innych komórkach w przedsiębiorstwie – na przykład w dziale handlowym, dziale produkcyjnym, dziale marketingowym.

Dział sprzedaży na bieżąco będzie mógł reagować na zmianę zapotrzebowania klientów. Co istotne – będzie o tym informować jednostki produkcyjne w czasie rzeczywistym. Dzięki temu, momentalnie dostosuje proces produkcyjny do zmieniających się wymagań klienta. Nowe, nietypowe zamówienie nie wstrzyma produkcji.

Systemy klasy ERP pozwalają również szybko dostosowywać się do zmieniającej się rzeczywistości prawnej. Tym bardziej że przepisy w Polsce zmieniają się błyskawicznie.

Jak wynika z danych Grant Thornton, by pracownicy poznali wszystkie nowe przepisy prawa, każdego dnia musieliby studiować ustawy przez 4 godziny.

– Era cyfryzacji już nadeszła. Narzędzia informatyczne są niezbędne, żeby usprawnić nie tylko procesy kadrowo-płacowe, ale funkcjonowanie całej organizacji. Tempo, w jakim ustawodawca wprowadza nowe przepisy, niemal wymusza na przedsiębiorcach wdrażanie nowych rozwiązań. Warto przy wyborze rozwiązania, zwrócić uwagę na politykę cenową dostawcy – mówi Joanna Walentek, kierownik projekt kadry i płace w enova365.

Platforma komunikacji dla B2B i B2C

Po systemy enova365 sięgnęła na przykład grupa Colorex. Firma z branży lakierniczej istniejąca na rynku od ponad 20 lat. W ramach grupy funkcjonuje kilka spółek: zajmujących się lakierowaniem, obróbką metalu i produkcją dźwigów, wind, ruchomych schodów.

W ramach systemu enova365, Colorex korzysta z platformy komunikacji dla kontrahentów. Jej klienci dzięki temu mogą od razu złożyć zamówienie z dowolnego urządzenia, z dowolnego miejsca na świecie. Pracownicy działu handlowego błyskawicznie otrzymują informację o zapotrzebowaniu i generują indywidualną ofertę. Klient za pośrednictwem firmowego oprogramowania zyskuje również możliwość sprawdzana statusu zlecenia. Na końcu otrzymuje fakturę, gdy tylko usługa lub dostawa zostanie wykonana.

enova365 pilnuje kadr w MEN i Banku Żywności

Z systemów ERP korzystają również instytucje publiczne. Po enova365 sięgnęło Ministerstwo Edukacji Narodowej. Za pomocą nowoczesnego oprogramowania resort organizuje kadry i płace. System nova365 wspomaga podział wynagrodzeń i zobowiązań według wcześniej przyjętego klucza w instytucji.

Inny kontrahent? Posnet Polska, który również korzysta z enova365. Firma z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem na rynku urządzeń fiskalnych. Jest producentem kas i drukarek rejestrujących, a także dostawcą rozwiązań wspomagających handel i usługi. W ofercie posiada wagi, skanery kodów kreskowych, monitory dotykowe i drukarki paragonowe. W tej firmie system enova365 umożliwia elastyczną definicję algorytmów płacowych. W znaczącym stopniu automatyzuje rozliczenia absencji – dni wolnych i urlopów w spółce.

Z systemów ERP korzysta również Federacja Polskich Banków Żywności. Organizacja pozarządowa zrzeszająca 32 banki żywności na terenie całego kraju. Udzielają one bezpłatnej pomocy żywnościowej ponad 3,5 tys. organizacji i instytucji społecznych, we współpracy z około 2 tys. dostawców żywności.

System enova365 musiał pomóc w uporządkowaniu procesów magazynowych, dystrybucji oraz wydruku dokumentów. Dodatkowo umożliwił bieżącą ewidencję i raportowanie przepływów towarów. Efekt? Lepsza organizacja pracy, lepsza logistyka darowizn, dokładniejsza weryfikacja i rozliczanie asortymentu oraz bezpieczeństwo informacji.

W tym wypadku sprawna koordynacja istotnie wpływa na efektywność pomocy dla potrzebujących.

Dwa tysiące faktur dziennie

Z enova365 korzysta również stowarzyszenie autorów ZAiKS. To polska organizacja zbiorowego zarządzania prawami autorskimi twórców. Realizowane przez nią funkcje obejmują udzielanie użytkownikom utworów zgody na ich eksploatację w imieniu tysięcy autorów, inkasowanie od użytkowników wynagrodzeń i ich przekazywanie autorom.

Skalę działalności stowarzyszenia wyraża liczba chronionych utworów odtwarzanych średnio w ciągu dnia: ponad 350 tys., a także zasób 22 mln chronionego repertuaru, należącego do ponad 2,5 mln twórców z kraju i z zagranicy.

System ERP w tym wypadku pomaga w przetwarzaniu ogromnej ilości informacji. To ponad 0,5 mln kontrahentów, 2 tys. wystawianych faktur dziennie oraz 500 tys. rocznie. Nie powinno być zaskoczeniem, że ZAiKS zgłaszał potrzebę szybkiego przetwarzania informacji i konsolidacji procesów. Niezbędna okazała się integracja z systemem do naliczania tantiem.

Jednocześnie wdrożenie wymagało zachowania ciągłości operacyjnej. I tutaj również się udało. Automatyzację dekretacji dokumentów na podstawie zdefiniowanych parametrów księgowania przypisano odpowiednio do klienta oraz kartoteki sprzedanego produktu.

ERP umożliwia stowarzyszeniu również pełen nadzór nad sposobem dostarczenia dokumentów takich jak wezwanie do zapłaty czy potwierdzenie salda. System organizuje także wysyłkę e-maili i wydruki paczek dokumentów w drukarni.

– Naszą firmę tworzą specjaliści i pasjonaci, którzy od ponad 20 lat projektują oprogramowanie komputerowe. Soneta posiada ugruntowaną pozycję na polskim rynku, jest cenionym partnerem biznesowym, a także pewnym pracodawcą. I właśnie dlatego jesteśmy w stanie przygotować systemy dla każdego kontrahenta – tłumaczy Robert Czuła. – Podążamy nie tylko za potrzebami rynku. Naszym celem jest je wyprzedzać – dodaje.

Jak podkreśla, dzięki wdrożeniu systemu ERP enova365 przedsiębiorstwo uzyskuje unikalność. System dokładnie odwzorowuje procesy firmy i odpowiada na jej potrzeby, usprawniając tym samym pracę pracowników i dając kontrolę nad przedsiębiorstwem.

Płacisz tylko za to, co jest ci potrzebne

Wdrożenie systemu enova365 daje możliwość rozszerzenia instalacji o dodatkowe moduły. A to wszystko bez konieczności wymiany całego systemu. W efekcie firma korzysta tylko z tych funkcji, których potrzebuje.Przedsiębiorca nie musi płacić za funkcje, które są mu zbędne.

Jak można wykorzystać enova365? System pozwala gromadzić informacje o wszystkich czynnościach i zadaniach wykonanych na rzecz klienta. Wspiera również zarządzanie magazynami i sprzedażą.

Elementem systemu są moduły związane z obsługą działu kadr i księgowości. enova365 to również sposób na wprowadzenie do firmy Business Intelligence, czyli zaawansowanego narzędzia do analizy i predykcji danych biznesowych . Firma zyskuje dostęp do wiedzy dzięki raportom analitycznym. Dyrektor operacyjny może w łatwy sposób oceniać wskaźniki efektywności i podejmować trafne decyzje.

– Dziś to kluczowe informacje w każdym biznesie. Nie da się funkcjonować na konkurencyjnym rynku bez bieżącej analizy dostępnych danych. Jeżeli ktoś nie korzysta z takich rozwiązań, to po prostu traci szansę na rozwój firmy – mówi Robert Czuła.

Więcej informacji o enova365 można znaleźć na stronie internetowej dedykowanej temu rozwiązaniu.

linkedin Udostępnij Obejrzyj

Zyskaj nowe możliwości dla swojej firmy – dołącz do 13 000 organizacji,
które na co dzień korzystają z systemu klasy ERP enova365.
Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.