Automatyzacja procesów. O czym śnią dziś księgowi w tradycyjnych biurach?
Płatna współpraca z marką Soneta.
Automatyzacja procesów w firmie to rozwiązanie dla każdego rodzaju biznesu. Niezależnie od tego, czy jesteś producentem, hurtownikiem, sprzedawcą detalicznym czy oferujesz usługi – im więcej rzeczy będzie się działo "samo", tym więcej czasu ty i twoi pracownicy będziecie mogli poświęcić na inne zadania zmierzające do rozwoju biznesu.
Oczywiście "samo" nic się nie zrobi, ale istnieją narzędzia IT, które sprawiają, że wiele procesów można w pełni zautomatyzować. Jednym z nich jest oferowany przez firmę Soneta system ERP enova365. Dzięki takim rozwiązaniom można dziś uniknąć tracenia czasu m.in. na powtarzalne i czasochłonne czynności, wciąż będące zmorą pracowników, których potencjał można wykorzystać znacznie efektywniej.
Czym jest automatyzacja w biurze rachunkowym?
Czy mówimy tu o tak powszechnie omawianej ostatnio sztucznej inteligencji? Nie tym razem. Automatyzacja to nie AI. Tutaj mamy do czynienia z tak skonstruowanym narzędziem, które pozwala na realizację pewnych powtarzalnych i zdefiniowanych procesów bez udziału człowieka. Jest to niewątpliwa zaleta zastosowania mechanizmów automatyzujących – użytkownik ma pewność, że proces zawsze będzie przebiegał według ustalonych zasad.
W zarządzaniu firmą pod pojęciem automatyzacji zwykle rozumiemy systemy ERP, czyli rozbudowane narzędzia informatyczne służące do zarządzania przedsiębiorstwem. Ich istotą jest operowanie na połączonych bazach danych, do których trafiają informacje z każdego podłączonego do systemu działu firmy. Odpowiednie moduły oprogramowania – w przypadku enova365 jest to najczęściej moduł Workflow – pozwala na ustalenie, co i kiedy z danymi należy zrobić oraz kto na danym etapie powinien podjąć działanie, dzięki czemu element procesu zawsze trafi do odpowiedniej osoby. W ten sposób można znacznie przyspieszyć np. obieg dokumentów, procedury kadrowe, finansowe czy księgowe.
Szczególnym rodzajem przedsiębiorstwa, które może skorzystać na wdrożeniu systemu ERP, są biura rachunkowe.
– Poza bieżącą obsługą biuro rachunkowe musi zapewnić swoim klientom dopasowanie rozliczeń do zmieniających się przepisów, bezpieczeństwo powierzonych danych, a także to, co coraz bardziej rośnie na znaczeniu – zdalną komunikację klienta z zespołem księgowym – zauważa Agnieszka Opalińska, p.o. zastępcy kierownika projektu Księgowość enova365. – Nowoczesne biura, które dają swoim klientom możliwość elektronicznego przesyłania dokumentów (np. faktur) z dowolnego miejsca czy bieżący podgląd zestawień finansowych z aplikacji w telefonie, są coraz bardziej oblegane. Równocześnie pracownicy biur rachunkowych oczekują od swoich pracodawców dostępów do nowoczesnych narzędzi, które automatyzują i usprawniają pracę – dodaje ekspertka.
Te narzędzia to przede wszystkim odpowiedni system ERP, taki jak enova365, oferowany przez firmę Soneta, który posiada moduł specjalnie dostosowany do potrzeb biur rachunkowych. Przyjrzyjmy się, na czym polega automatyzacja pracy biura, które korzysta ze specjalnego oprogramowania.
ERPresso #21 Idealne rozwiązanie informatyczne dla Biur Rachunkowych
Porządek i wydajność
– Wdrożenie systemu ERP oznacza zautomatyzowanie wielu procesów księgowych, co skraca czas pracy i pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, takich jak analiza danych – mówi Agnieszka Opalińska. – Zamiast spędzać czas na wprowadzaniu danych do różnych systemów czy szukaniu błędów w dokumentach, pracownicy mogą wykorzystać swoją wiedzę i umiejętności w bardziej efektywny sposób. To przekłada się na lepszą jakość usług świadczonych klientom oraz zadowolenie pracowników, którzy mogą rozwijać się zawodowo.
System ERP ułatwia pracę księgowym poprzez szybkie przetwarzanie danych i generowanie raportów, co pozwala na lepsze planowanie i podejmowanie decyzji. Dzięki temu pracownicy biur rachunkowych mogą lepiej zarządzać czasem oraz efektywniej wykonywać obowiązki. Ponadto system pozwala na monitorowanie postępów w pracy, co ułatwia kontrolę jakości oraz ewentualne wprowadzenie korekt w działaniach.
To wszystko jest możliwe dzięki pracy na wielu bazach danych, którą zapewnia enova365. To rozwiązanie przeznaczone właśnie dla biur rachunkowych.
– Jako bazę danych w kontekście biur rachunkowych rozumiemy przestrzeń w systemie informatycznym, na której pracuje biuro rachunkowe i która jest przeznaczona dla danego klienta biura. Znajdują się w niej wszystkie informacje na temat obsługiwanej przez biuro rachunkowe firmy, potrzebne księgowemu do rozliczeń podatkowych – wyjaśnia Agnieszka Opalińska. – Odpowiednie oprogramowanie dla biura rachunkowego zapewnia, że poszczególne, niepołączone ze sobą bazy danych klientów, otrzymują łącznik zapewniający możliwość zarządzania tymi bazami oraz wykonywania w jednym miejscu czynności, które są wspólne dla poszczególnych baz danych.
Dzięki temu wiele powtarzalnych czynności, takich samych dla wielu klientów (jak np. stworzenie plików JPK czy hurtowe wysłanie eDeklaracji), można wykonać w jednej chwili.
Dostęp i przejrzystość
Tym, co klienci zautomatyzowanego biura rachunkowego na pewno docenią, jest natychmiastowy i nieprzerwany dostęp do własnych danych. Koniec z telefonami czy mailami z zapytaniami o szczegóły rozliczeń – wszystko dostępne jest w Pulpicie Klienta. Klienci mogą za jego pośrednictwem samodzielnie przekazywać faktury kosztowe i wystawiać swoje. Mają wgląd w rejestry i ewidencje oraz wszelkie zestawienia i raporty przygotowane przez Biuro Rachunkowe.
Tym, co klienci zautomatyzowanego biura rachunkowego na pewno docenią, jest natychmiastowy i nieprzerwany dostęp do własnych danych w Pulpicie Klienta.
Źródło: materiały partnera
Narzędzie to jest dostępne przez przeglądarkę internetową na dowolnym urządzeniu i dostępne przez 24 godz. na dobę. Dzięki temu klienci mogą zajrzeć do swoich rachunków księgowych o dowolnej porze i bez udziału pracowników biura.
ERPpresso #22 Pulpit Klienta Biura Rachunkowego. Włącz swoich Klientów do aktywnej współpracy.
System enova365 jest też regularnie aktualizowany, co pozwala na szybkie dostosowanie się do zmieniających się przepisów prawnych oraz wymagań rynkowych. Dzięki temu biuro rachunkowe może utrzymać zgodność z obowiązującymi przepisami.
Prawdziwym przełomem dla przedsiębiorców będzie w tym względzie lipiec 2024 r. Większość będzie musiała przystąpić do prowadzonego przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury wystawione poza tym systemem nie będą uznawane za dokumenty sprzedaży.
Czy to oznacza, że trzeba będzie korzystać jednocześnie z dwóch systemów, "państwowego" i tego, który oferuje biuro rachunkowe?
– Oczywiście, że nie – uspokaja Agnieszka Opalińska. – Jako dostawca systemu ERP od dawna przygotowujemy się do tej zmiany. Nasze oprogramowanie będzie umożliwiać wystawienie faktury, która będzie automatycznie synchronizowana z systemem ministerstwa. Integracja z KseF umożliwia też import faktur z tego systemu do naszego ERP.
Automatyzacja albo nic?
Biura, które nie wdrożą u siebie systemów automatyzujących ich pracę, będą coraz bardziej odstawać od konkurencji. Dzisiaj nie da się już efektywnie prowadzić takiej działalności w oparciu o stare systemy, w którym wciąż większość czynności musi wykonać człowiek. Automatyzacja procesów staje się więc kluczowym czynnikiem sukcesu.
– Z dużą dozą pewności możemy powiedzieć, że biura, które nie będą inwestować w takie narzędzia, znikną z rynku – przewiduje Agnieszka Opalińska. – Klienci oczekują dzisiaj, że księgowy będzie ich partnerem a nie tylko kimś, kto będzie mechanicznie "wklepywał" faktury do systemu. Do tego trzeba mieć czas na rozwój i kształcenie – i to o tym śnią dzisiaj księgowi w tradycyjnych biurach. Taki rozwój jest możliwy tylko w zautomatyzowanych firmach, w których żmudne i powtarzalne czynności robi za pracowników program komputerowy – podsumowuje ekspertka.