Back-office na froncie. ERP rusza z pomocą

– Można powiedzieć, że każda firma składa się z trzech obszarów: core-business, back-office i front office. Ich udział w całości przedsiębiorstwa jest różny w zależności od profilu firmy, często się też przenikają – wyjaśnia Grzegorz Jurczak, kierownik zespołu badań i rozwoju w firmie Soneta.

Core-business to główna działalność firmy. Dobrym przykładem jest tu przedsiębiorstwo produkcyjne, gdzie takim obszarem jest wytwarzanie, w tym procesy produkcyjne, maszyny. Back-office obejmuje działy administracyjne, które dbają o sprawną pracę firmy, jak księgowość, finanse, HR, IT. Front-office natomiast skupia się na obszarach skierowanych do klienta: to sprzedaż, marketing czy serwis.

ERP – krwiobieg firmy

Rola oprogramowania we wspieraniu działów back-office (ale i innych części firmy) jest kluczowa. Technologia pomaga w analizie finansowej, zarządzaniu danymi, zasobami ludzkimi, procesami biznesowymi i wieloma innymi aspektami działalności firmy. Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) to jedne z najbardziej zaawansowanych i wszechstronnych rozwiązań. Nie tylko integrują różne działy organizacji i umożliwiają automatyzację wielu procesów, ale także zapewniają narzędzia do analizy danych, przewidywania trendów oraz wsparcie strategicznego zarządzania firmą. Pomagają efektywnie prowadzić najistotniejsze dla funkcjonowania przedsiębiorstwa działy, zazwyczaj przez specjalnie dla nich zbudowane moduły, jak te wspierające obszary kadr i płac oraz księgowości i finansów, a także rozwiązania zapewniające sprawny obieg dokumentów (DMS) i organizację pracy (workflow).

Dobrym przykładem systemu, który kompleksowo wspiera back-office oraz pokazuje, jak taki system powinien być skonstruowany, jest produkowane przez firmę Soneta oprogramowanie ERP enova365. To, co w szczególności wyróżnia ten system, to modułowość. W zależności od potrzeb i rozwoju firmy można go rozszerzać o konkretne elementy, które doskonale ze sobą współpracują.

Moduły dla księgowości w enova365 umożliwiają automatyzację wielu procesów księgowych, pomagając firmom zredukować błędy, zwiększyć efektywność i oszczędzić czas. W modułach dla HR-u i płac można z kolei zarządzać procesami związanymi z pracownikami, takimi jak rekrutacja, rozwój, oceny wyników, zarządzanie czasem pracy oraz wypłata wynagrodzeń. Te funkcje pozwalają menedżerom HR skoncentrować się na strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi, zamiast na rutynowych zadaniach administracyjnych.

Moduł IT z kolei oferuje wsparcie dla utrzymania infrastruktury IT firmy, zarządzania projektami, a także monitorowania i analizy działania systemu. To umożliwia zespołom IT skupienie się na strategicznych projektach i innowacjach zamiast na codziennych problemach technicznych.

System zawsze aktualny

Działanie systemu ERP jest możliwe dzięki centralnej bazie danych, z której korzysta każdy moduł i każdy użytkownik (w ramach swoich obowiązków i uprawnień). To jedno serce systemu. Drugie – to technologia, która leży u jego podstaw.

– To najnowsza linia Microsoft .NET Core – obecnie .NET 6. Użytkownik często nie zdaje sobie z tego sprawy, ale nowoczesne fundamenty aplikacji gwarantują wsparcie i rozwój na kolejne dziesięciolecia oraz zapewniają aktualizacje bezpieczeństwa – wyjaśnia Grzegorz Jurczak. – Kolejna sprawa to architektura systemu, który może być dostarczany w formie aplikacji instalowanej na komputerach użytkowników, dostarczanej w przeglądarce dzięki serwerom zainstalowanym w firmie lub chmurze obliczeniowej lub aplikacji mobilnej. Wielu klientów używa jednocześnie wszystkich trzech interfejsów, w zależności od charakteru pracy.

Dla przedsiębiorstw, szczególnie dla ich działów administracyjnych, nieoceniona jest jeszcze jedna cecha dobrego systemu ERP – gwarantowana zgodność z aktualnymi przepisami.

– To pierwsza zasada w Soneta. Przy obserwowanym tempie zmian w przepisach możliwość korzystania z oprogramowania, które pilnuje tej zgodności, to skarb dla zespołów back-office – podkreśla ekspert.

Automatyzacja kluczem do sukcesu

Istotą systemu ERP nie jest jednak samo zbieranie danych i udostępnianie ich pracownikom. Efektywność działania firmy osiąga się dzięki automatyzacji. Twórcy rozwiązań starają się trzymać zasady, że wszystko, co jest powtarzalne i nietwórcze w działaniu pracowników, powinno być wykonywane przez komputer. Dzięki temu uwalnia się potencjał ludzki, który można wykorzystać na innych polach. Tak działa choćby automatyzacja obiegu dokumentów.

– Klasyczny przykład to składanie wniosku urlopowego przez pracownika. Korzystając z enova365, nie musi się on zastanawiać, do kogo ma trafić wniosek, ani sprawdzać, czy jego przełożony nie przebywa w tym czasie na urlopie – wyjaśnia Grzegorz Jurczak. – Decyzję o adresacie podejmie system na bazie zaszytych reguł, sprawdzi strukturę organizacyjną, rejestr nieobecności oraz w razie potrzeby rejestr zastępstw. Dzięki temu wniosek od razu trafi tam, gdzie powinien, i będzie rozpatrzony znacznie szybciej. Szczególnie że zwierzchnik pracownika ma aktualny wgląd w grafik pracy i urlopów i może na tej podstawie podjąć decyzję, która nie zaburzy wydajności pracy w jego dziale.

Proste wdrożenie, elastyczny rozwój

Wybór odpowiedniego systemu ERP jest więc kluczowy dla efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozostaje pytanie: od czego zacząć? Na pewno pierwszym krokiem będzie znalezienie odpowiedniej firmy, która pomoże taki system wdrożyć. W przypadku enova365 to przeszło 200 Autoryzowanych Partnerów Soneta, którzy dokonują analizy, tworzą projekt realizacji, a następnie wdrażają system, rozszerzając go o branżowe dodatki dopasowane do klienta.

– Często, gdy pytam partnerów, jak trafili do konkretnego wdrożenia, odpowiadają, że zostali poleceni przez swoich klientów – wyjaśnia Grzegorz Jurczak. – Dobrą rekomendacją są także case study – swoiste relacje z wdrożeń, publikowane przez dostawców po ich zakończeniu. Na taki opis musi się zgodzić klient, często dodatkowo umieszczając tam swoje wypowiedzi na temat przebiegu wdrożenia. Świadczy to o zadowoleniu klienta z produktu czy współpracy z firmą wdrażającą – dodaje.

Istotną zaletą wyboru enova365 jest też to, że partnerzy wdrażający nie modyfikują kodu głównego aplikacji, co pozwala uniknąć problemów przy przechodzeniu między kolejnymi wersjami oprogramowania.

Tutaj warto wspomnieć o tym, że enova365 ma jeszcze jedną, niezwykle przydatną dla działów back-office funkcję. To moduł EDI (Electronic Data Interchange), który pozwala na elektroniczną wymianę dokumentów między firmami, które działają w różnych systemach informatycznych. EDI w enova365 zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi normami i standardami wymiany danych, gwarantując prawidłowy i bezpieczny przepływ informacji.

Wysyłanie, odbieranie i przetwarzanie dokumentów handlowych odbywa się automatycznie, co przyspiesza te procesy, a także minimalizuje ryzyko błędów. Oszczędza też cenny czas, umożliwiając skupienie się na innych aspektach działalności. To rozwiązanie przekłada się również na poprawę relacji z partnerami biznesowymi. Szybkie i bezproblemowe przetwarzanie dokumentów umożliwia utrzymanie płynnej komunikacji i współpracy, co z kolei wzmacnia pozycję firmy na rynku.

Must-have w każdej firmie

System ERP, taki jak enova365, stanowi kluczowe narzędzie we wspieraniu i optymalizowaniu procesów w back-office. Jego wszechstronność, skalowalność i możliwość integracji z innymi systemami oraz rozwiązaniami IT sprawiają, że jest niezwykle cennym narzędziem dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy sektora działalności. Automatyzacja procesów oraz możliwość koncentracji na kluczowych działaniach i decyzjach to niezwykle istotny element prowadzący do sukcesu i zwiększający przewagę konkurencyjną zarówno pod względem wydajności wewnątrz, jak i działań na zewnątrz firmy.

– Oprogramowanie dba, by pracownicy otrzymywali wynagrodzenie, mogli zarządzać swoją obecnością oraz pracą, przełożeni delegować zadania, kontrahenci otrzymywać pieniądze za towary i usługi, analitycy śledzić przepływy finansowe i efektywność pracy, a wszystko to wydajnie oraz zgodnie z obowiązującym prawem i procedurami bezpieczeństwa – podsumowuje Grzegorz Jurczak.