Kadry i płace na zdalnym. Koniec z kolejkami
Upowszechniona w czasie pandemii praca zdalna zostanie z nami na długo. Praktyka wielu firm jest dziś taka, że pracownicy wciąż mogą i chcą pracować spoza biura. Ta forma wykonywania zawodowych obowiązków doczekała się też silniejszego niż do tej pory unormowania w prawie – w kwietniu weszła w życie nowelizacja Kodeksu Pracy, która na stałe wprowadziła rozwiązania znane z pandemii, dodając też do nich nowe elementy.
Według znowelizowanych przepisów pracownik może całkowicie lub częściowo pracować zdalnie w miejscu wskazanym przez siebie, ale za każdym razem musi być ono uzgadniane z pracodawcą. Można ustalić to już na etapie podpisywania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Jeśli mamy do czynienia z tą drugą sytuacją, obie strony w każdej chwili mogą zażądać powrotu do pracy w biurze. Pracodawca może też wprowadzić pracę zdalną w sytuacjach nadzwyczajnych, w czasie zagrożenia epidemiologicznego i epidemii.
Wdrożenie nowych przepisów nałożyło na pracodawców szereg obowiązków. Ci, którzy chcą umożliwić swoim pracownikom pracę zdalną, muszą m.in. określić zasady jej wykonywania w specjalnym regulaminie. Muszą się też zmierzyć z koniecznością ewidencjonowania czasu pracy, bez względu na to, gdzie jest ona wykonywana. Zmiany prawne rodzą zatem obowiązki, ale też dają szansę na unowocześnienie organizacji, wprowadzając do zarządzania nowoczesną technologię, w tym oprogramowanie typu ERP.
Zgodnie z regulaminem
Regulamin pracy zdalnej powinien zawierać takie informacje, jak: grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną, zasady zwracania kosztów pracy zdalnej, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, zasady kontroli wykonywania pracy, zasady przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji itp.
Praca zdalna jest dopuszczalna również wtedy, gdy nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady jej świadczenia w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z określonym pracownikiem.
Warto wiedzieć, że pracodawca został zobowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, jednak to pracownik dba o samo miejsce pracy.
Można sobie wyobrazić, jak wygląda pod tym względem sytuacja w dużych firmach, w których większość osób pracuje zdalnie. Działy HR są zarzucane mailami z prośbą o zatwierdzenie zmiany lokalizacji miejsca pracy.
Wszystko w jednym systemie
To dobry moment, by głośno powiedzieć, że firma zarządzana za pomocą maili czy telefonów (o papierowych dokumentach nie wspominając) to relikt przeszłości. Tam, gdzie liczą się oszczędności i czas, a także sprawne zarządzanie i analiza działań, niezbędny jest system ERP (Enterprise Resources Planning – zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa). Jednym z wiodących na rynku jest enova365.
Oprogramowanie enova365 skonstruowano modułowo, dzięki czemu można dopasować je do potrzeb każdej firmy. Opiera się na jednej wspólnej bazie danych, która pozwala skutecznie zarządzać funkcjonowaniem całego przedsiębiorstwa. Jest dostępne zarówno lokalnie, jak i w chmurze, co daje pracownikom możliwość korzystania z oprogramowania niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
System enova365 pozwala w pełni wdrożyć w firmie przepisy ustawy o pracy zdalnej.
Źródło: Adobe Stock
– System enova365 jest kompleksowo przygotowany do tego, by ustawę o pracy zdalnej wdrożyć w firmie od A do Z – zapewnia Joanna Walentek. – Z punktu widzenia właścicieli biznesów i działów HR, organizacja i kontrola pracy osób pracujących zdalnie są wyzwaniem, bo wymuszają bardziej elastyczne podejście pracodawcy do nowej formy zatrudnienia. Wyzwaniem jest też elektronizacja wniosków dla pracowników. W enova365 poprzez Pulpit Pracownika i Kierownika można składać wnioski związane m.in. z nieobecnościami, pracą zdalną czy też sprawami kadrowymi. Wraz z nowelizacją przepisów w enova365 będą udostępniane kolejne wnioski elektroniczne – zapowiada ekspertka.
Liczy się czas
Wszyscy pracodawcy, również ci, którzy umożliwiają pracę zdalną, mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. O ile nie jest to problemem, kiedy pracownicy przychodzą do biura czy fabryki i "odbijają kartę" fizycznie, o tyle w przypadku, gdy pracują z innego miejsca – staje się to kłopotliwe. Warto też wspomnieć, że ewidencja nie jest tylko formalnym obowiązkiem – dane, które można dzięki niej pozyskać, są przydatne dla kierowników czy zarządu przy planowaniu zmian i optymalizacji pracy.
W enova365 zadania te wypełnia system eRCP (rejestracji czasu pracy) i aplikacja do liczenia godzin pracy zadaniowej. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownicy są w tym czasie w domu, na spotkaniu z klientem, czy w siedzibie firmy. To rozwiązanie pozwala na wprowadzenie ustawień i parametrów pracy dla każdego pracownika tak, by dostosować je np. do specyfiki stanowiska. Rejestracja czasu pracy online odbywa się w enova365 w module Praca Hybrydowa oraz w Pulpitach Pracownika i Kierownika. Wszystko sprowadza się do jednego kliknięcia w formularzu, który pozwala na wprowadzenie odpowiedniego statusu (np. rozpoczęcie pracy lub rozpoczęcie wyjścia służbowego).
– Zastosowane przez nas podejście do czasu pracy dostarcza narzędzi, które z jednej strony pozwalają zbudować spójny system RCP, dzięki czemu w łatwy i przyjazny dla użytkownika sposób zapewniamy obsługę kadrowo-płacową. Z drugiej strony zyskujemy wgląd w stopień realizacji prowadzonych przedsięwzięć. Dzięki rejestrowaniu czasu pracy trzymamy cały czas rękę na pulsie i reagujemy stosownie do sytuacji zaistniałej w prowadzonych projektach – mówi Joanna Walentek.
Urlop bez problemów
Urlop to czas, w którym pracownik odpoczywa, a jego szef pracuje nad tym, by utrzymać wydajność przy zmniejszonym zespole. Do takich zadań nie wystarczy arkusz papieru czy tabelka w Excelu. Żeby stworzyć dobrze przemyślany grafik urlopowy, potrzebne jest narzędzie, które powstało właśnie do realizacji takich celów. W systemie enova356 jest to moduł Kadry Płace i HR. Pozwala on na znacznie więcej niż tylko tworzenie harmonogramu urlopów. Umożliwia m.in. tworzenie i przechowywanie teczek pracowniczych, prowadzenie procesów rekrutacyjnych, układanie skomplikowanych grafików pracy, które współpracują ze wspomnianymi rejestratorami czasu pracy.
Co istotne, każdy pracownik i kierownik ma dostęp do skonfigurowanego zgodnie z jego potrzebami Pulpitu, na którym widoczne są wszystkie interesujące go informacje. Widać tu też liczbę dostępnych dni wolnych, jest możliwość tworzenia wniosków urlopowych i monitorowania ich statusu.
– Kierownik widzi wnioski swoich podwładnych i kalendarz ich nieobecności, jest więc w stanie skutecznie zarządzać swoim zespołem. Z kolei dział kadr otrzymuje informacje potrzebne do rozliczeń czasu pracy i wynagrodzeń. Każdy ma dostęp tylko do takich danych, do których został uprawniony, zachowujemy zatem pełną poufność i zgodność z przepisami dotyczącymi danych osobowych – zapewnia Joanna Walentek.
Dodajmy tu jeszcze, że system enova365 jest dostępny również w wersji na urządzenia przenośne, wobec czego pracownik może np. złożyć wniosek bezpośrednio ze swojego smartfona.
ERPresso #4 Samoobsługa pracownicza Pulpit Pracownika enova365
Zdalnie, hybrydowo, wygodnie
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej uporządkowały tę formę zatrudnienia, dając pracownikom i pracodawcom wiele swobody w zakresie miejsca wykonywania zadań. Poza nowelizacją Kodeksu Pracy wprowadzono też inne zmiany, które dotyczą m.in. urlopów dla rodziców czy elastycznej organizacji pracy. Te przepisy spowodowały, że wiele firm musiało na nowo zbudować swoje procesy pracownicze. Tam, gdzie zarządzanie nimi opierało się na systemach ERP, takich jak enova365, tego typu zmiany nie są problemem – dostawca oprogramowania dba o aktualność zastosowanych rozwiązań, co znacznie ułatwia przystosowanie się do nowych obowiązków.
Warto tu podkreślić jeszcze jedną zaletę pracy z systemami ERP – dzięki nim można zautomatyzować większość procesów w firmie. W przypadku działów HR oznacza to, że pracownicy nie muszą stać w kolejce, by złożyć wniosek albo w napięciu dopytywać kierownika o dostępne dni wolne. Wszystkie informacje trafiają od razu tam, gdzie powinny, co pozwala na dużą oszczędność czasu, a co za tym idzie – firmowych pieniędzy.