Wyrzuć papier, zostaw dane. Elektroniczny obieg dokumentów

Właściwie nie ma chyba w Polsce przedsiębiorcy, który nie korzysta z elektronicznych dokumentów.

– Pamiętam dobrze czasy, gdy każdy dokument musiał być w formie papierowej. Nawet faktura za usługi hostingowe, które zamawiało się przez internet, przychodziła w formie papierowego listu – wspomina Miłosz Papla, zastępca kierownika projektu Workflow w firmie Soneta, która jest producentem systemu do zarządzania firmą enova365. – Dziś faktury za większość usług możemy otrzymać w formie elektronicznej, a wkrótce będzie to obowiązkiem. Już działa Krajowy System eFaktur (KSeF), który od połowy przyszłego roku będzie obligatoryjny – dodaje.

Zmiany zachodzą nie tylko w świecie biznesu. Coraz więcej spraw możemy załatwić elektronicznie również jako osoby prywatne – od zaciągnięcia kredytu w banku po kontakt z administracją publiczną.

– Od lat działa system ePUAP, rozwija się obywatel.gov.pl, a od 2021 r. działa system Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM). Dzięki temu możemy złożyć zeznanie podatkowe bez wypełniania wielostronicowych druków, a receptę dostajemy SMS-em – wskazuje Miłosz Papla.

Czym innym jest jednak wysyłanie dokumentów w formie elektronicznej w kontaktach między przedsiębiorcami, państwem i osobami prywatnymi, a czym innym elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Tutaj nie wystarczy skrzynka mailowa i miejsce na dysku komputera, w którym gromadzimy otrzymane faktury lub powiadomienia. Potrzebny jest system, który zadba o to, by odpowiednie dokumenty wewnątrz firmy trafiały do kogo trzeba w określonym czasie i określonej formie.

Korzyści z e-dokumentów

Pierwszym przykładem elektronicznego obiegu dokumentów, który przychodzi do głowy, to obieg faktur kosztowych. Faktura wprowadzana jest do systemu, akceptowana przez osoby odpowiedzialne, przyporządkowywana do określonej kategorii kosztów, a następnie księgowana i archiwizowana.

Elektroniczny obieg dokumentów wymaga wdrożenia odpowiedniego systemu w firmie. Oprogramowanie zadba o to, by dokumenty trafiały do kogo trzeba, w określonym czasie i formie.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala m.in. na obieg faktur kosztowych, składanie i akceptowanie wniosków urlopowych pracowników czy aneksowanie umów.

Elektroniczny obieg dokumentów to krótszy czas realizacji zadań, zwiększone bezpieczeństwo, porządek w dokumentach, bardziej precyzyjny przepływ informacji oraz niższe koszty.

System enova365 pozwala nie tylko na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, ale też jego pełną integrację z innymi modułami systemu: księgowością, kadrami, sprzedażą, magazynem czy produkcją.

Inny przykład to aneksowanie umowy o pracę. Po tym, jak kierownik i pracownik ustalą zakres zmian w umowie (np. podwyżkę wynagrodzenia), dział HR przygotowuje odpowiedni dokument, oczywiście w formie elektronicznej. Następnie – poprzez system IT – przesyłany jest on do dyrektora. Ten może od razu zatwierdzić przedstawione zapisy lub nanieść swoje uwagi. W drugim przypadku nowa umowa znów trafia do HR i tam jest ponownie przygotowywana. Kiedy dokument jest już gotowy, ponownie trafia do dyrektora, który go zatwierdza. W kolejnym kroku dział HR zaprasza pracownika do podpisania umowy, która jest następnie skanowana i umieszczana w e-teczce pracowniczej.

Tu istotna uwaga – w systemie istnieje możliwość zaimplementowania elektronicznego podpisu, dzięki czemu można niemal zupełnie wyeliminować konieczność używania papierowych dokumentów.

Jeszcze inny przykład to kwestia wniosków urlopowych. Pracownik składa w systemie wniosek o urlop, który trafia do jego przełożonego i ten go akceptuje. Jednocześnie informacja o planowanej nieobecności przesyłana jest do systemu odpowiadającego za tworzenie grafików, do kadr czy innych zainteresowanych osób.

Zalety przechodzenia na elektroniczne dokumenty wykraczają zatem daleko poza oszczędności na papierze i tonerze.

– Prawdziwa korzyść dotyczy uporządkowania procedur w firmie i skrócenia czasu obsługi – wyjaśnia Miłosz Papla. – Każdy dobrze przygotowany elektroniczny obieg dokumentów wymaga sprecyzowanych zasad przetwarzania: jakie działania będą podjęte, kto je wykona i w jakim czasie. Wprowadzenie elektronicznego obiegu pozwala na zlokalizowanie i usunięcie "wąskich gardeł", czyli miejsc czy osób, które wstrzymują prace. Kolejnym dużym zyskiem jest możliwość automatyzacji powtarzalnych czynności. Uzupełnianie danych, wysyłkę mailingu, generowanie raportów – wszystko to można zautomatyzować – zapewnia ekspert.

I wszystko to niesie konkretne korzyści: krótszy czas realizacji zadań, zwiększone bezpieczeństwo, porządek w dokumentach, bardziej precyzyjny przepływ informacji oraz niższe koszty.

E-dokumenty w praktyce

Wiemy, że elektroniczny obieg dokumentów w firmie daje jej nowe życie. Pytanie, jak taki system wdrożyć? Istotą dobrego rozwiązania jest to, by nie skupiać się jedynie na samych dokumentach. Są one przecież zaledwie częścią procesów zachodzących w organizacji. Żeby w pełni wykorzystać potencjał e-dokumentów, trzeba do nich przystosować również inne działania. To "potrafią" systemy ERP, oprogramowanie do elektronicznego zarządzania firmą, takie jak enova365.

Przykład tego oprogramowania jest o tyle ciekawy, że umożliwia ono modułowe przechodzenie przedsiębiorstwa w erę cyfrową. Są moduły przeznaczone dla każdego działu firmy – i każdy z nich umożliwia korzystanie z dokumentów elektronicznych.

– System enova365 pozwala nie tylko na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, ale także jego pełną integrację z innymi modułami systemu: księgowością, kadrami, sprzedażą, magazynem, produkcją, obsługą klienta etc. Wszystko to z poziomu aplikacji, bez konieczności korzystania z innych narzędzi. Ma to ogromne znaczenie dla efektywności działania firmy – wyjaśnia Miłosz Papla.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji można ująć w kilka głównych etapów. Pierwszy to badanie potrzeb przedsiębiorstwa, czyli ustalenie, co jest potrzebne oraz czy wdrożenie ma dotyczyć wielu obszarów, czy tylko księgowości, handlu albo kadr. Następnie analizowane są procesy obiegu dokumentów w tych obszarach – jak jest, a jak powinno być. Kolejny etap to dostosowanie systemu do potrzeb klienta.

– System enova365 jest systemem "otwartym", który ma nie tylko standardowe rozwiązania przygotowane przez producenta, ale pozwala na ich głęboką modyfikację. Dotyczy to zarówno wyglądu formularzy, jak i obiegu dokumentów pomiędzy osobami uczestniczącymi w procesie. Możemy użytkowników dodawać, odejmować, sterować prawami dostępu do edycji dokumentu. A co najważniejsze, możemy te procesy zautomatyzować, dzięki czemu użytkownik może skupić się na przypisanych mu zadaniach, a przesłaniem do kolejnego wykonawcy, wysyłką e-maili, powiadomień czy generowaniem niezbędnych wydruków zajmie się system – wyjaśnia Miłosz Papla.

Kolejnym etapem są testy i konsultacje na temat tego, czy rozwiązanie spełnia oczekiwania klienta. Jeśli wszystko jest poprawne, następuje uruchomienie systemu.

Nie należy przy tym zapominać o szkoleniach personelu.

– Musimy nauczyć się obsługi interfejsu programu, organizacji formularzy i całej koncepcji, filozofii przetwarzania dokumentów. Nieraz głównym problemem, szczególnie dla osób niekorzystających na co dzień z komputera, jest zrozumienie, że to, co widzimy na ekranie komputera, ma taką samą wartość jak papierowa faktura czy wniosek urlopowy – wyjaśnia ekspert.

Nie tylko papier

Według raportu firmy Deloitte "Trusted economy w nowej rzeczywistości" 51 proc. respondentów przeprowadziło już cyfryzację procesów wewnętrznych w firmie dotyczących elektronicznego obiegu dokumentów. Za dużą częścią tych przemian stoją niewątpliwie długie miesiące pandemii, które w wielu przypadkach wymusiły elektronizację przedsiębiorstw, w tym obiegu dokumentów.

Wciąż pozostaje jednak ta część firm, która nie zdecydowała się na taki proces. Zmian zachodzących w gospodarce nie da się jednak zatrzymać i te przedsiębiorstwa, które pozostają przy papierze, coraz bardziej odstają od konkurencji, która – zamiast na "analogowych" procedurach i papierowych dokumentach skupia się na rozwoju biznesu oraz szukaniu nowych możliwości.

Warto przy tym dodać, że elektronizacja dokumentów to trend, który przynosi korzyści zarówno dla firm, jak i dla klientów. Kluczowe jest jednak, aby te pierwsze były dobrze przygotowane na zmiany i potrafiły zarządzać procesem przejścia na cyfrową dokumentację. Wdrożenie systemu jak enova365 może przynieść wiele korzyści, ale również wymaga świadomego podejścia i zaangażowania. W tym uświadomienia pracownikom, że dokument nie musi być wydrukowany i oznaczony firmową pieczęcią, by był "ważny".

– Pamiętać musimy, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów to zmiana jakościowa, wejście na nowy poziom rozwoju organizacji, a nie proste zastąpienie papieru w teczce plikami w komputerze – podsumowuje Miłosz Papla.

Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez dziejesie.wp.pl